Notionのデータベースによるメモ管理方法を学んだ話
前回のメモアプリの話の続きになります。
VSCodeでフォルダ管理していた作業メモ・Tipsメモを、
Joplinに一通り移植し終えて、Notionに移行しようとしている状態です。
この時に、「Notionのメモやデータベースは、こんな風に管理すると良いよ」
といった学びを得たので、これもアウトプットしてみます。
今回得た学びを基に、Notionへの移行も、
少しずつでもやっていければと思っています。
フォルダ形式とタグ形式について
どう違うの？
フォルダ形式は、1つのページを作って、ページを追加していくというやり方。
3点目の動画では、「ディレクトリ型情報管理」と表現されていました。
フォルダ形式において、 複数のカテゴリに属するようなメモは、
どのフォルダにいれたら良いかを判断しづらくなってしまいます。
（例えば、「開発」「思考」等、パッと思いつきのメモは、
1つのカテゴリのみに絞ることが難しい）
一方で、フォルダ形式でもメリットはあります。
「複数人で管理していても、情報の統制が取れやすい」
という点です。
タグ形式は、「開発」等のようなタグを作っておいて、
メモ1個にタグを適宜追加していく管理の仕方です。
Joplinに移植し始めた当初もフォルダ形式で管理していましたが、
Notionに移行し始める前に、Joplinのメモに関しても、
タグ形式で管理するように変更していました。
タグベースでメモを確認できるようになり、
この時点でもかなり情報を辿りやすくなったと感じました。
使い分け方
「自分だけが見る情報の場合」と、「自分以外も見る情報の場合」で、
Notionの管理方法を完全に分けてしまうのが良いそうです。
自分だけが見る情報に関しては、
書き方やどこに書くかを考えずに、
検索性を重視したいという観点から、タグ形式の方がオススメ。
技術メモや、パッと思いついたことを気軽に書くような
思考メモ等が、例として挙げられます。
（「思い付き」や「突発的なもの」など、情報の粒度が粗いものが多発する）
逆に、自分以外も見る情報に関しては、
一定のルールを設けることが重要であるため、
フォルダ形式の方がオススメとなります。
こちらは、会議の議事録や、
ドキュメント・マニュアル等が、例として挙げられます。
表にまとめると、↓こんな感じです。
| 例 | 形式 | 情報の入力 | 検索性 | |
|---|---|---|---|---|
| 自分だけが見る情報 | 技術メモや、パッと思いついたことを気軽に書く、思考メモ等 | タグ形式 | 書き方やどこに書くかを考えずに、情報の入力までの時間を最短にしたい | 自分だけが最短で探しやすい状態で良いので、最短で情報に辿り着きたい |
| 自分以外も見る情報 | 会議の議事録や、ドキュメント・マニュアル等 | フォルダ形式 | 書き方やどこに書くかを一定のルールを作る必要がある | できるだけ見る人全員が探しやすい状態を作る |
Notionのデータベース活用術
主に1点目の参考サイト（動画）の内容になります。
この動画によると、以下の点がカギになってくるようです。
- メモのデータベースは1つだけで運用する。
- メモの種類ごとに、タグを作ると良い。
- Notionのデータベースは、フィルターを使える。
特定のタグだけを表示する、などの条件を付けると良い。
→ どのタグのフィルターでもメモが表示されて、見つけやすくなる。 - メモの種類ごとのフィルター結果を、サイドバーに登録するのがオススメ。
- 手順
- フィルターしたタブを右クリック
- 「ビューのリンクをコピー」
- 新規ページへ貼り付け
- 「データベースのリンクドビューを作成する」
- フィルター結果だけが表示されるが、
裏側は1つのデータベースで繋がっているのがポイント。
- 手順
タグの種類としては、以下のようなタグが動画内では登場していました。
また、3点目の参考サイト（動画）によると、親タグ・子タグの関連付けは、
データベースの三点リーダから、「サブアイテムをオン」で行えるそうです。
- 「Inbox」：とりあえずメモを書きたい時、見返す必要の無いもの等、雑なメモを取る時のためのタグ。
- 「Idea」：色々なアイデアをまとめて入れている。
- 「Knowledge」：定期的に見返すだろう、と思ったメモはこちらへ。
- 「Project」：長期的なメモはこちらへ。長い間考えるべきことはここに入れている。
ここまでのやり方だと、
「タグの種類が増えてきた時に管理しづらい」
という課題が残っています。
次のセクションで、その課題に対する
アプローチについて触れていきます。
タグの管理方法
主に2点目の参考サイト（動画）の内容になります。
タグの種類が増えても、管理コストが嵩まないような運用事例が、
この動画では紹介されていました。
大まかな運用方法の事例
ざっくりと、以下のように運用しているとのことでした。
タグ形式は既にちょっとかじっていたものの、
データベースを必要最小限に留めるやり方は斬新でなるほどと思いました。
- 使用用途：TODO管理、仕事の作業ログ、学んだこと、書いたコードのこと等
→ 全部何でも記録するような使い方 - Evernoteのタグの考え方を、Notionで再現している。
- サイドバーが非常にシンプル。
- データベース１「CABINET」：全てのメモを入れる場所。
- データベース２「Tag」：メモに紐づく「タグ」をつくる場所。
- Notionの良さとして、階層を作れる・管理のしやすさがあるが、
その逆を行くイメージ。
メモをタグで管理するメリット
これらのメリットに関しては、前述の内容と概ね共通していますね。
- 1つのメモに対して、複数の「タグ」をつけられる。
→ メモの置き場に迷うことが無くなる。 - CABINETに入れる時は、タグをいっぱいつけるイメージ。
- 1個のことが多いが、広い考え方をしたものとかであれば、
沢山つけることもあるとのこと。
- 1個のことが多いが、広い考え方をしたものとかであれば、
- Notionは、フィルタリングやソートが非常に優秀。
→ ページの階層が無い分、目的のページに行くまでが早い。迷うことが少ない。
ページとタグを別々で管理する理由
- タグ専用のデータベースを作ると、管理がしやすくなる。
- タグをそのまま使うと、順番を変えたり、管理・修正が難しい・・。
- より管理のしやすいマルチセレクトになる。
具体的なタグの作り方
- まずは、人生すべてのカテゴリーをタグとして書き出してみる。
- 大まかなタグに分けてみる。 開発、仕事、考え事、勉強など。
- メモのカテゴリーを考えるのが最初は少し難しいかも？
- タグで管理することでページの場所を変更したり名前を修正するのが簡単。
よく使うメモ、タスク管理について
- 日常のタスクは1ページに全て書いている。
データベースをちょっと使っているが、ベースはほとんどテキスト。 - 記録として残すために、タスクのメモは毎日複製する。
- タスクの優先度を見える場所に置いておくと分かりやすい。
どんなタイミングでメモを作る？
大枠で分類して、気軽にメモを作る。
タグを管理しやすいデータベース構成になっているので、
そこから適宜、タグを調整していくでも良い、という考えのようです。
「タグとかは一旦そこまで拘らなくて良い。
後から調整するでも良いので、とりあえずメモを書いていこう」
という思考であれば、アウトプットするハードルも下げられそうだと思いました。
- タスク管理のページやパッと思いついたタイミングで気軽にメモを作る。
- 考えることは全てNotionに書いて整理・・！仕事もプライベートも。
- メモを一か所で管理すると、すぐ書き始めることができる。
- いかに早くメモを書き始めるかが一番意識していること・・！
